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Wenn Sie in der Personalabteilung arbeiten, haben Sie vielleicht schon einmal den Begriff “FTE” gehört. Das Akronym steht für “Full-Time Equivalent”, auf Deutsch “Vollzeitäquivalent”. Es handelt sich dabei um eine Methode, um die Arbeitszeit von Mitarbeitern in Vollzeitäquivalenten auszudrücken, unabhängig davon, ob sie tatsächlich Vollzeit arbeiten oder nicht. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über FTE wissen müssen, einschließlich dessen, was FTE bedeutet, wie Sie FTE berechnen und warum es wichtig ist.

Definition: Vollzeitäquivalent einfach erklärt

Ein Vollzeitäquivalent (FTE) ist eine Methode zur Messung der Arbeitszeit eines Mitarbeiters. Es ist eine Einheit, die angibt, wie viele Arbeitsstunden ein Mitarbeiter pro Woche leisten würde, wenn er Vollzeit arbeiten würde. Ein FTE wird normalerweise als Dezimalzahl ausgedrückt, wobei 1,0 einem Vollzeitmitarbeiter entspricht.

Was bedeutet FTE?

Das FTE-Konzept ist wichtig, weil es Unternehmen und Personalabteilungen ermöglicht, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter in einer standardisierten Einheit zu messen. Durch die Verwendung von FTEs können Unternehmen auch die Kosten für Mitarbeiter in Vollzeitäquivalenten ausdrücken und Vergleiche zwischen verschiedenen Mitarbeitern oder Abteilungen anstellen.

Was sind FTE nicht?

FTEs sollten nicht mit der Anzahl der Mitarbeiter verwechselt werden, die in einem Unternehmen arbeiten. Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern kann beispielsweise 80 Vollzeitäquivalente haben, wenn einige Mitarbeiter Teilzeit arbeiten oder nur für einen Teil des Jahres beschäftigt sind.

Was ist der Unterschied zwischen FTE und Headcount?

Headcount bezieht sich auf die tatsächliche Anzahl der Mitarbeiter in einem Unternehmen, unabhängig von ihrer Arbeitszeit. FTEs hingegen drücken die Arbeitszeit von Mitarbeitern in einer standardisierten Einheit aus.

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Wie funktioniert FTE-Berechnung?

FTEs werden berechnet, indem die tatsächliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters durch die Arbeitszeit eines Vollzeitmitarbeiters dividiert wird. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise 30 Stunden pro Woche arbeitet und ein Vollzeitmitarbeiter 40 Stunden arbeitet, beträgt das FTE des Mitarbeiters 0,75 (30/40).

Warum sollten Sie Vollzeitäquivalente berechnen?

Die Berechnung von FTEs ist wichtig, weil sie es Unternehmen ermöglicht, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter in einer standardisierten Einheit auszudrücken. Dies ermöglicht einen besseren Vergleich zwischen Mitarbeitern oder Abteilungen und erleichtert die Budgetierung und Planung.

Entwicklung der Vollzeitäquivalente in Deutschland

Wozu dient die Berechnung des VZÄ oder FTE?

Die Berechnung von FTEs kann für verschiedene Zwecke verwendet werden, wie beispielsweise die Budgetierung, die Planung der Personalbesetzung, die Leistungsbeurteilung und die Analyse von Kosten und Effektivität.

So berechnen Sie das Vollzeitäquivalent (FTE)

Die Berechnung des FTEs ist einfach. Zunächst müssen Sie die tatsächliche Arbeitszeit des Mitarbeiters ermitteln. Um das Vollzeitäquivalent zu berechnen, müssen Sie die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden durch die durchschnittliche Anzahl der Arbeitsstunden pro Woche teilen, die ein Vollzeitmitarbeiter in Ihrem Unternehmen arbeitet. Diese durchschnittliche Anzahl von Arbeitsstunden kann je nach Unternehmen variieren, liegt aber normalerweise zwischen 35 und 40 Stunden pro Woche. Wenn Sie beispielsweise einen Teilzeitmitarbeiter haben, der 20 Stunden pro Woche arbeitet, müssen Sie diese Zahl durch die durchschnittliche Anzahl von Arbeitsstunden pro Woche teilen, um das Vollzeitäquivalent zu erhalten.

Die Formel zur Berechnung des FTE lautet:

FTE = Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden / Durchschnittliche Anzahl der Arbeitsstunden pro Woche eines Vollzeitmitarbeiters

Es ist wichtig zu beachten, dass FTE nicht die tatsächliche Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen angibt, sondern nur eine Messgröße für die Arbeitsstunden darstellt. Wenn Sie beispielsweise 10 Mitarbeiter haben, von denen jeder Teilzeit arbeitet, kann die Anzahl der FTEs, die sie repräsentieren, weniger als 10 sein.

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Eine einfache Möglichkeit, die FTE-Berechnung durchzuführen, besteht darin, ein Arbeitszeitnachweis- oder Zeiterfassungssystem zu verwenden, um die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen. Sie können dann die Gesamtzahl der Arbeitsstunden summieren und durch die durchschnittliche Anzahl von Arbeitsstunden pro Woche teilen, um das FTE zu erhalten.

Es gibt auch kostenlose Online-Tools (z.B. bei factorial), die Ihnen bei der Berechnung des FTE helfen können, indem Sie einfach die Gesamtzahl der Arbeitsstunden und die durchschnittliche Anzahl von Arbeitsstunden pro Woche eines Vollzeitmitarbeiters eingeben.

kostenlose Excel-Vorlage für FTE - Rechner mit gratis Download

Die Berechnung des FTE ist ein wichtiger Aspekt der Personalplanung und -kontrolle und kann Unternehmen dabei helfen, Ressourcen und Kosten effektiver zu verwalten. Es ist daher ratsam, dass Unternehmen die FTE-Berechnung in ihre Personalplanung integrieren und von ihren Vorteilen profitieren.

SCHRITT FÜR SCHRITT VOLLZEITÄQUIVALENT BERECHNEN

Die Berechnung des Vollzeitäquivalents ist nicht so kompliziert, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag. Im Wesentlichen müssen Sie nur die Arbeitszeit des Mitarbeiters in Stunden oder Tagen und die Standardarbeitszeit der Organisation kennen. Anschließend können Sie die folgende Formel verwenden, um das FTE zu berechnen:

FTE = Gesamtarbeitszeit des Mitarbeiters / Standardarbeitszeit der Organisation

Angenommen, die Standardarbeitszeit in Ihrer Organisation beträgt 40 Stunden pro Woche und ein Mitarbeiter arbeitet 32 Stunden pro Woche. In diesem Fall beträgt das FTE:

FTE = 32 / 40 = 0,8

Dies bedeutet, dass dieser Mitarbeiter 0,8 Vollzeitäquivalent entspricht.

VOLLZEITÄQUIVALENT BERECHNEN MIT EXCEL: KOSTENLOSER DOWNLOAD

Wenn Sie Excel verwenden, können Sie die Berechnung des FTE automatisieren, indem Sie eine Formel erstellen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie das tun können:

  1. Öffnen Sie Excel und erstellen Sie eine neue Arbeitsmappe.
  2. Geben Sie in Spalte A den Namen des Mitarbeiters ein und in Spalte B die Gesamtarbeitszeit des Mitarbeiters.
  3. Geben Sie in Spalte C die Standardarbeitszeit der Organisation ein.
  4. Klicken Sie auf die Zelle in Spalte D1 und geben Sie die folgende Formel ein: =B1/C1
  5. Ziehen Sie die Formel von Zelle D1 bis zur letzten Zeile in Spalte D.
  6. Die Spalte D zeigt nun das FTE für jeden Mitarbeiter an.
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Die Excel – Vorlage für FTE – Berechnung, entsprechend dieser Anleitung, findet man hier.

Diese 5 klare Vorteile bietet Ihnen FTE – Berechnung konkret an

  1. BESSERE PERSONALPLANUNG: Die Berechnung des Vollzeitäquivalents kann Ihnen helfen, den Bedarf an Personal besser zu planen und Ressourcen effektiver zu nutzen.
  2. KOSTENEINSPARUNGEN: Indem Sie die FTE oder VZÄ Ihrer Mitarbeiter kennen, können Sie auch die Personalkosten besser verwalten und einsparen.
  3. BESSERE KOMMUNIKATION: Die Verwendung von FTE als Maßeinheit kann die Kommunikation mit anderen Abteilungen oder Organisationen vereinfachen und Missverständnisse vermeiden.
  4. BESSERE VERGLEICHBARKEIT: Die Verwendung von FTE ermöglicht es Ihnen, die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen oder Standorten besser zu vergleichen.
  5. KONFORMITÄT MIT DER REGULIERUNG: In einigen Ländern sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, FTE zu berechnen und zu berichten, um sicherzustellen, dass sie die Arbeitsgesetze einhalten.
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