Automatische Arbeitszeiterfassung im Excel, OpenOffice, LibreOffice (MacOS): Vorlage für Zeiterfassung mit Überstunden, Feiertage

Automatische Arbeitszeiterfassung im Excel, OpenOffice, LibreOffice (MacOS): Vorlage für Zeiterfassung mit Überstunden, Feiertage
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Das Jahr 2022 brachte eine bedeutende Veränderung für Arbeitgeber in Deutschland mit sich. Das Bundesarbeitsgericht verkündete am 13. September 2022 ein wegweisendes Urteil, demzufolge Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter genau zu dokumentieren. Doch das ist noch nicht alles: Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) steht vor einer Anpassung, und ein entsprechender Gesetzesentwurf (ArbZG-E) liegt bereits vor. Dieser Entwurf sieht vor, dass die Erfassung der Arbeitszeiten grundsätzlich elektronisch erfolgen muss. Interessanterweise zählt auch die Nutzung eines Tabellenkalkulationsprogramms wie Microsoft Excel als elektronische Erfassung.

In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen eine Excel-Vorlage vor, die auf dem Entwurf des ArbZG-E basiert und vollautomatisch arbeitet. Diese Vorlage geht weit über das hinaus, was herkömmliche Excel-Tabellen bieten. Sie berechnet nicht nur Datumsangaben und berücksichtigt Feiertage für einen beachtlichen Zeitraum von 1900 bis 2203 automatisch, sondern führt auch das Arbeitszeitkonto Ihrer Mitarbeiter. Das bedeutet, dass Überstunden und Minusstunden automatisch erfasst werden. Darüber hinaus gibt es eine zentrale Auswertungsdatei, mit der Sie alle Arbeitszeitkonten auf Knopfdruck übersichtlich in einer Tabelle zusammenfassen können.

Bitte beachten Sie, dass für die Verwendung dieser Vorlagen Excel 2021 oder Excel 365 erforderlich ist. Mit dieser Lösung sind Sie bestens gerüstet, um die neuen Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes zu erfüllen und gleichzeitig die Verwaltung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu optimieren. In diesem Beitrag erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie diese Excel-Arbeitszeiterfassung erstellen und effektiv nutzen können.

Arbeitszeiterfassung Excel oder OpenOffice: Beliebig konfigurierbar


Zusätzlich gibt die Vorlage acht auf erhöhte Bezahlung an Sonn- und Feiertagen, verschiedene Arbeitszeiten wie Teilzeit- oder Nachtschichten, Fahrtkosten, Urlaub und Feiertage – und lässt sich zudem als Arbeitszeitnachweis für Ihren Arbeitgeber verwenden.

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Berücksichtigt die Arbeitszeitvorlage für Excel Feiertage?

Ja, es werden alle Feiertage für Deutschland und Österreich berücksichtigt. In den hellgrauen Feldern kann die Anzeige je nach Bundesland verändert werden. Unter dem 31.12 können spezielle Feiertage (z.B. in der Schweiz) eingetragen werden.

Ist die Arbeitszeiterfassung für Excel, Google Tabellen oder OpenOffice kostenlos?

Ja, die Arbeitszeiterfassung ist kostenlos herunterladbar. Sie können aber dem Ersteller über die Website spenden, um das Projekt zu unterstützen.

Kann man mit der Arbeitszeiterfassung die Fahrkosten berechnen?

Ja, Sie können mit der Arbeitszeiterfassung die Fahrtkosten berechnen. Dabei können Sie Spritkosten, Entfernungspauschale und Fixkosten miteinbeziehen.

Kann ich die Arbeitszeiterfassung dem Arbeitgeber als Arbeitsnachweis vorlegen?

Ob die Arbeitszeiterfassung dem Arbeitgeber als Arbeitsnachweis vorgelegt werden kann, sollten Sie nachfragen, da dies von Arbeitgeber zu Arbeitgeber variiert. Die Arbeitszeiterfassung ist aber relativ gut dafür geeignet, da sie viele Informationen kompakt zusammenfasst.

Kostenlose Arbeitszeiterfassung in Excel, LibreOffice und OpenOffice

Excel Arbeitszeiterfassung (XLSX) download
LibreOffice Arbeitszeiterfassung (XLSX) download
OpenOffice Arbeitszeiterfassung (ODS) download

Fragen und Antworten – Q&A

Q: Ich benötige eine Tabelle für das Jahr XXXX.
A: Auf der Registrierkarte Voreinstellungen die Jahreszahl auf XXXX ändern.

Q: Ich habe in der Spalte Code versehentlich etwas eingetragen und in der Auswahlliste gibt es keinen Leereintrag. Wie bekomme ich den Code wieder weg?
A: Falls z.B. ein geplanter Urlaubstag nicht stattfindet aber bereits der Code U in der Spalte steht dann einfach die Auswahlliste mit der Auswahl von U bestätigen und dann die Taste ENTF drücken … weg ist der Code.

Q: Wie ändere ich die wöchentliche Arbeitszeit?
A: Die Wochenarbeitszeit ist die Summe der Stunden von Montag bis Sonntag.

Q: Wie kann ich zusätzliche Feiertage eintragen?
A: Feiertage im Format dd.mm.yyyy oder für sich jährlich wiederholende Feiertage die Berechnung im Format =DATWERT(“dd.mm.”&Voreinstellungen!C2) benutzen.

Q: Ich beginne meine Arbeit nicht am 01.01.XXXX sondern erst am XX.XX.XXXX.
A: Auf der Registrierkarte Voreinstellungen die Zeile hinter dem 01.01.XXXX mit 0:00 Stunden ausfüllen und in der nächsten Zeile das Datum der Arbeitsaufnahme mit den zu leistenden Stunden eintragen.

Online Zeiterfassung mit Google Docs

Hier finden eine praktische Tabellenvorlage auf Google Docs erstellt und für Jedermann freigegeben. Sie haben die Möglichkeit, diese Vorlage in Ihrem persönlichen Google-Account zu nutzen und sie online zur Erfassung Ihrer Arbeits- oder Projektzeiten zu verwenden. Diese Vorlage ist bereits mit den erforderlichen Formeln ausgestattet, um automatisch die Summen aus Ihren Zeitangaben zu berechnen, wobei auch Pausenzeiten berücksichtigt werden.

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Zeiterfassung mit Google-Tabelle

So funktioniert es: Rufen Sie zunächst das Dokument auf und wählen Sie dort auf dem Bildschirm oben im Menü “Datei” den Menüpunkt “Kopie erstellen” aus, nachdem Sie sich mit Ihrem Google-Account angemeldet haben. Sie können das Dokument dann in Ihrem eigenen Google-Account selbst weiter bearbeiten.

Die Formeln zur Berechnung der Zeitwerte befinden sich in den entsprechend überschriebenen Feldern. Die Zeitintervalle (“Stunden”) ergeben sich aus Ihren Eingaben in den Feldern “Start” bis “Ende” minus “Pause”, als Dezimalzahl. In der unteren Zeile befindet sich die Formel für die Summe.

Fügen Sie weitere Zeilen hinzu, indem Sie neue Zeilen zum Beispiel zwischen den bestehenden einfügen (Zeile markieren und dann mit rechter Maustaste Kontextmenü öffnen, dort “1 oben einfügen” auswählen) und die Zeilen aus der Vorlage entsprechend Ihrer Erfordernisse kopieren. Dazu eine Zeile, die die Formeln enthält, markieren, dann die Tasten Strg+C drücken, danach eine (neue) leere Zeile auswählen und dort Strg+V drücken, sodass der Inhalt aus der bestehenden Zeile in die neue Zeile übertragen wird.

So öffnen Sie die Tabellenvorlage zur Arbeitszeiterfassung in Google als eigene Kopie

  • Schritt 1: Zunächst die vorbereitete Tabelle aufrufen und mit Ihrem Google-Account anmelden.
  • Schritt 2: Nach der Anmeldung sind die Einträge im Menü oberhalb der Tabelle aktiv.
  • Schritt 3: Oben im Menü “Datei” und dort “Kopie erstellen” aufrufen.
  • Schritt 4: Jetzt eine Kopie der Tabelle im eigenen Google Drive speichern.
  • Schritt 5: Die eigene Tabelle wird nun auf dem Bildschirm geöffnet.
  • Schritt 6: Nun können Sie eigene Einträge in der Tabelle anlegen und editieren. Beim Eingeben von Uhrzeit bitte stets nach dem Muster “09:35” verfahren, also jeweils zwei Ziffern mit Doppelpunkt trennen, damit es als Uhrzeit erkannt wird. Die Formlen in den Zellen zur Summenberechnung können Sie mit Strg-C und Strg-V (also via Copy & Paste) in weitere Zellen kopieren.
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Tools zur Zeiterfassung

Selbst in der heutigen digitalen Ära bleibt die genaue Zeiterfassung ein unverzichtbarer Aspekt der effizienten Arbeitsabläufe. Ob für die Abrechnung von Arbeitsstunden, das Projektmanagement oder die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Arbeitszeit, die richtigen Zeiterfassungstools können Unternehmen dabei unterstützen, ihre Produktivität zu steigern und ihre Ressourcen optimal zu nutzen.

Falls man die Zeitangaben analog oder manuell machen sollte, hier sind Zeiterfassungsvorlagen in PDF

Hier finden Sie eine ausführliche Liste von Tools und Werkzeugen zur Zeiterfassung, die für verschiedene Bedürfnisse und Branchen geeignet sind:

Online Dienste für Zeiterfassung

  • https://www.actitime.com
  • https://www.askdante.com
  • https://www.atoss.com
  • https://clockify.me
  • https://www.clockodo.com
  • https://www.dp-elektronik.de
  • https://due.com
  • https://www.ed-portal.de
  • https://everhour.com
  • https://www.finkzeit.at
  • https://www.freshbooks.com
  • https://www.getharvest.com
  • http://www.goodtimerecording.com
  • http://www.greystore.de
  • https://hubstaff.com
  • https://www.insightful.io
  • https://www.jephi.de
  • https://www.jombole.de
  • http://www.journyx.com
  • https://www.logmytime.de
  • https://mite.yo.lk
  • https://monday.com
  • https://neunzeit.de
  • https://nokotime.com
  • https://opentimetool.de
  • http://www.paymo.biz
  • https://www.primaerp.com
  • https://www.qlaqs.eu
  • https://www.rescuetime.com
  • https://www.spiketime.de
  • https://www.tickspot.com
  • https://www.timeandbill.de
  • https://www.timecamp.com
  • https://www.timedoctor.com
  • https://timelyapp.com
  • https://www.timenote.de
  • https://timepunch.de
  • https://www.timr.com
  • https://timestatement.com
  • https://www.timetac.com
  • https://www.timetrackapp.com
  • https://www.timicx.de
  • https://tmetric.com
  • https://todo.vu
  • https://www.toggl.com
  • https://trackingtime.co
  • https://www.woodpecker-tt.com
  • https://www.ameax.de
  • https://www.xperttimer.de
  • https://www.zep.de



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One response to “Automatische Arbeitszeiterfassung im Excel, OpenOffice, LibreOffice (MacOS): Vorlage für Zeiterfassung mit Überstunden, Feiertage”

  1. Dieser Beitrag über die automatische Arbeitszeiterfassung im Excel, OpenOffice und LibreOffice ist äußerst hilfreich und relevant für alle, die eine effiziente Zeiterfassung in ihrem beruflichen oder privaten Leben benötigen. Die Verwendung von Keywords wie “Arbeitszeiterfassung,” “Excel,” “OpenOffice,” “LibreOffice,” “MacOS,” “Vorlage,” “Überstunden” und “Feiertage” verdeutlicht, dass dieser Beitrag gezielte Informationen bietet.

    Die bereitgestellten Vorlagen für die Zeiterfassung sind äußerst nützlich und sparen Zeit. Mit der Automatisierungsfunktion können Benutzer ihre Arbeitsstunden bequem verfolgen und behalten gleichzeitig den Überblick über Überstunden und Feiertage. Dies ist besonders wertvoll, wenn es darum geht, die Arbeitsleistung zu optimieren und sicherzustellen, dass gesetzliche Vorschriften eingehalten werden.

    Die Anleitung für MacOS-Nutzer ist ein weiterer Pluspunkt, da sie sicherstellt, dass die Vorlagen auf verschiedenen Plattformen verwendet werden können. Dieser Beitrag bietet eine umfassende Lösung für diejenigen, die nach einer effizienten Möglichkeit zur Arbeitszeiterfassung suchen. Die klaren Anweisungen und die Verfügbarkeit von Vorlagen machen ihn zu einer ausgezeichneten Ressource für Arbeitnehmer und Unternehmer gleichermaßen. Insgesamt ein äußerst nützlicher Beitrag für alle, die ihre Zeit und Arbeit besser verwalten möchten.

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