Lohnabrechnung auslagern: Vor- und Nachteile. Alle Möglichkeiten im Überblick

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein wichtiger Aspekt der Personalverwaltung eines Unternehmens, und Unternehmen haben die Möglichkeit, diese Funktion an Drittanbieter auszulagern. Dieser Artikel erörtert die Vor- und Nachteile des Outsourcings der Lohn- und Gehaltsabrechnung und gibt einen Überblick über alle dabei zu berücksichtigenden Aspekte.

Vorteile der Aulagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung:

Kosteneffizienz:

Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung kann oft kostengünstiger sein als die Unterhaltung einer eigenen Lohn- und Gehaltsabrechnungsabteilung, da die Notwendigkeit entfällt, eigenes Personal einzustellen, in Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware zu investieren und sich über die Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorschriften auf dem Laufenden zu halten.

Fachwissen und Einhaltung der Vorschriften:

Unternehmen, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern, sind auf die Bearbeitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen spezialisiert und gewährleisten die Genauigkeit und Einhaltung der sich ändernden Steuergesetze und -vorschriften.

Zeitersparnis:

Durch die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung können Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen freisetzen, um sich auf ihre Kerntätigkeiten und die strategische Planung zu konzentrieren.

Technologie und Automatisierung:

Seriöse Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungen verwenden fortschrittliche Technologien und automatisierte Systeme, die die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringern und den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess rationalisieren.

Datensicherheit:

Etablierte Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensten setzen robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Mitarbeiterdaten ein und verringern so das Risiko von Datenschutzverletzungen.

Skalierbarkeit:

Ausgelagerte Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste können sich problemlos an das Unternehmenswachstum anpassen und Änderungen bei der Anzahl der Mitarbeiter und der Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung berücksichtigen.

Zugang zu zusätzlichen Dienstleistungen:

Viele Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen bieten zusätzliche personalbezogene Dienstleistungen an, z. B. die Verwaltung von Sozialleistungen und die Zeiterfassung, und bieten so umfassende Unterstützung für das Personalmanagement.

Nachteile des Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung:

Verlust der Kontrolle:

Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet, dass ein Teil der Kontrolle über den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess aufgegeben wird, was es schwierig machen kann, auf spezifische Anpassungsanforderungen einzugehen.

Kommunikationsschwierigkeiten:

Missverständnisse oder Verzögerungen in der Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem ausgelagerten Anbieter können zu Fehlern und Missverständnissen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung führen.

Abhängigkeit von externen Anbietern:

Unternehmen verlassen sich auf die Kompetenz und Zuverlässigkeit des Gehaltsabrechnungsdienstleisters, und etwaige Versäumnisse oder Fehler seinerseits können sich negativ auf die Zufriedenheit und das Vertrauen der Mitarbeiter auswirken.

Vertraulichkeitsrisiken:

Auch wenn Lohnbuchhaltungsunternehmen der Datensicherheit höchste Priorität einräumen, besteht immer die Gefahr, dass sensible Mitarbeiterdaten offengelegt werden, wenn sie an eine dritte Stelle weitergegeben werden.

Integrationsprobleme:

Die Integration ausgelagerter Gehaltsabrechnungsdaten in andere interne Systeme und Prozesse kann komplex sein und zusätzliche Ressourcen und Zeit erfordern.

Versteckte Kosten:

Einige Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungen erheben möglicherweise zusätzliche Gebühren für bestimmte Dienstleistungen oder Aufgaben, die nicht im ursprünglichen Vertrag enthalten sind, was zu unerwarteten Kosten führt.

Kulturelle Eignung:

Bei der Auswahl des richtigen Outsourcing-Partners für die Lohn- und Gehaltsabrechnung muss sichergestellt werden, dass seine Werte, Arbeitskultur und Ethik mit den Standards des Unternehmens übereinstimmen.

Auslagerung des Lohnabrechungs an ein externen Dienstleister

Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung kann eine strategische Entscheidung sein, die den Unternehmen zahlreiche Vorteile bietet, wie z. B. Kosteneinsparungen, Einhaltung von Vorschriften und verbesserte Effizienz. Sie ist jedoch auch mit gewissen Herausforderungen verbunden, wie etwa einem potenziellen Kontrollverlust und Kommunikationsproblemen. Letztendlich sollte die Entscheidung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung auszulagern, auf der Grundlage der individuellen Bedürfnisse und Umstände des Unternehmens sorgfältig geprüft werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Entscheidung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung auszulagern, nach einer gründlichen Abwägung der Vor- und Nachteile getroffen werden sollte. Zwar kann die Auslagerung erhebliche Vorteile bringen, wie Kosteneinsparungen, fachkundige Verwaltung der Einhaltung von Vorschriften und Zugang zu fortschrittlicher Technologie, doch müssen sich Unternehmen auch der potenziellen Nachteile bewusst sein, darunter Kontrollverlust, Kommunikationsprobleme und Vertraulichkeitsrisiken.

Um die Nachteile abzumildern, sollten Unternehmen umfangreiche Nachforschungen anstellen, um einen zuverlässigen und seriösen Lohnbuchhaltungsdienstleister auszuwählen. Um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten und Fehler zu minimieren, sollten klare Kommunikationskanäle und genau definierte Service Level Agreements (SLAs) eingerichtet werden. Darüber hinaus können eine kontinuierliche Überwachung und regelmäßige Audits der ausgelagerten Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse dazu beitragen, die Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Anbieter	Stationär/Cloud	Testversion	Preise
Lexware	Stationär	30 Tage	224,99 € (Standard)
:buhl	Stationär	nein	ab 111,72 €
Sage 50	Stationär	30 Tage	ab 30 € (Standard)
Steuer-Spar-Erklärung	Stationär	nein	29,95 € (einmalig)
Datev	Stationär	nein	24,95 € /Monat, Mittelstand Faktura
BuchhaltungsButler	Cloud	14 Tage	ab 19,95 € /Monat
sevDesk	Cloud	aktuell 12 Monate	ab 8,90 € /Monat

Bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird, müssen die Unternehmen ihre spezifischen Anforderungen, Budgetbeschränkungen und langfristigen Wachstumsprognosen berücksichtigen. In einigen Fällen kann ein hybrider Ansatz, der die interne Lohn- und Gehaltsabrechnung für kritische Funktionen mit dem Outsourcing bestimmter Aufgaben kombiniert, die optimale Lösung sein.

Letztendlich hängt ein erfolgreiches Outsourcing der Gehaltsabrechnung von einer starken Partnerschaft zwischen dem Unternehmen und dem Dienstleister ab. Durch eine sorgfältige Abwägung der Vor- und Nachteile und die Förderung einer partnerschaftlichen Beziehung können Unternehmen die Vorteile des Outsourcing nutzen und gleichzeitig die damit verbundenen Herausforderungen effektiv bewältigen, was zu rationalisierten Lohn- und Gehaltsabrechnungen und einem verbesserten Personalmanagement insgesamt führt.