Tankkarten für Selbständige, Firmen und Unternehmer

Tankkarten spielen bei Unternehmen, Firmen und Selbständigen mit Fuhrpark eine große Rolle. Sie sind unkompliziert, bieten steuerliche Vorteile und teilweise sogar Rabatt auf den Sprit. Wer privat Geld beim Tanken sparen möchte, ist hingegen mit einer Tankrabatt-Kreditkarte gut bedient.
Wir haben für Sie die wichtigsten Vorteile und Nachteile gesammelt: was Kreditkarten mit Tankrabatt auf sich hat und welche weiteren Karten den Tankstopp günstiger und bequemer gestalten: z.B. Vergünstigungen an Tankstellen durch Clubmitgliedschaft.

Tankkarte für Unternehmer, Firmen und Selbstständige

Die meisten Geschäftstreibende und Fuhrparkverantwortlichen setzen beim Thema Tanken auf Tankkarten.
Die FahrerInnen bezahlen mit der Karte bargeldlos in ausgewiesenen Tankstellen. Statt Tankbelege zu sammeln, leiten die Tankkarten die Abrechnungen automatisch an die Fuhrparkverwaltung weiter.
Welche weiteren Gründe gibt es für eine Tankkarten für die Firma und wie wählt man die passende Tankkarte für den eigenen Fuhrpark aus?

Der folgende Artikel betrachtet Tankkarten für Firmenkunden, Tankkartenanbieter (zum Teil mit Kreditkartenfunktion), sowie einen Tankkartenvergleich.

Was ist eine Tankkarte?

Eine Tankkarte ersetzt die Bezahlung des Kraftstoffs mit Bargeld. Die Flottenkarte funktioniert also ähnlich wie eine Kreditkarte. Jede angestellte Person bekommt eine persönliche Tankkarte, die bei dem jeweiligen Partner wie eine Kreditkarte benutzen werden kann. Mit ihr können FahrerInnen Kraftstoff wie Benzin oder Diesel, aber gegebenenfalls auch weitere Kosten wie z. B. Mautgebühren bezahlen. Die Nutzung von Bargeld und das Sammeln von Belegen entfällt dabei gänzlich, da die Tankkarten-Abrechnungen automatisch online einsehbar sind. Die elektronische Verarbeitung der Tankbelege ermöglicht somit eine detaillierte Auswertung des Tankverhaltens und einen aktuellen Überblick über die Ausgaben.
Die Fuhrparkleitung kann im Voraus ein Limit festlegen, wie viel und welche Art von Kraftstoff mit der Tankstellenkarte getankt werden darf. Dadurch wird nicht nur Tankbetrug vorgebeugt – die Fuhrparkleiter und Fuhrparkleiterinnen erhalten auch einen besseren Überblick über den tatsächlichen Verbrauch im Fuhrparks.

Unkompliziertes Tanken mit Tankkarte für Unternehmen und Firmen – die wichtigsten Informationen im Überblick

Klassische Tankkarten kommen überwiegend im gewerblichen Umfeld zum Einsatz, beispielsweise erhält der Arbeitnehmer eine solche Karte für seinen Firmenwagen. Dabei funktioniert diese quasi wie eine Kreditkarte. Der Sprit wird direkt über das Firmenkonto abgerechnet. Teilweise können ebenso Mautgebühren, die Autowäsche und andere Serviceleistungen mit der Tankkarte bezahlt werden.

Der Vorteil für den Arbeitnehmer liegt in dem bargeldlosen, unkomplizierten Tankvorgang, während der Arbeitgeber von der einfachen Buchhaltung profitiert. Außerdem ergeben sich sowohl für Arbeitnehmer als auch -geber steuerliche Vorteile, zum Beispiel gilt die Tankkarte bei privater Nutzung als geldwerter Vorteil. Darüber hinaus gewähren manche Kartenanbieter Rabatt auf den Sprit und andere Produkte an den Tankstellen. Vor allem, wenn viele MitarbeiterInnen Zugriff auf die Fahrzeuge im Fuhrpark haben, sind Tankkarten für Firmen die beliebteste Lösung. Der Spritkauf kann stets bestimmten MitarbeiterInnen zugeordnet werden. Über eine Fuhrparksoftware im Unternehmen wird außerdem klar, welches Fahrzeug zu welchem Zeitpunkt und von wem betankt wurde.

Dank eines PIN-Codes sowie Transaktionslimit ist die Tankkarte vor Betrug und Missbrauch geschützt. Der Nachteil besteht allerdings darin, dass viele Karten an bestimmte Tankstellen gebunden sind. Manche setzen außerdem einen Mindestumsatz an monatlichen Spritkosten voraus, wodurch kleinere Unternehmen benachteiligt werden.

Dabei soll erwähnt werden, dass es ein unterschied gibt es zwischen Flottenkarte und von Tankkarten für Privatnutzer.
Ob man eine Tankkarte für Firmen oder als Privatperson nutzt, spielt dabei keine große Rolle. Allerdings bieten nur wenige Tankstellenbetreiber eine Tankkarte für Privatpersonen an, Tankkarten für Firmen sind hingegen weiter verbreitet.

Tankkarte für Firmen und Unternehmen: Vor- & Nachteile

Mit einer Tankkarte lassen sich die Rechnungen für Kraftstoffe bargeldlos bezahlen und im Nachhinein elektronisch verarbeiten. Wird die Tankkarte für Firmen genutzt, kann sie den Verwaltungsaufwand im Fuhrpark senken. Unternehmen sollten die Verwendung von Tankkarten in Erwägung ziehen, denn kann sich der Einsatz dieser oftmals lohnen. Neben dem bargeldlosen Tanken (neben Benzin, Diesel auch Strom und Gas) und dem Kauf von Schmierstoffen wird der Erwerb von Fahrzeugzubehör und Shop-Waren vereinfacht und Mitarbeiter müssen hierbei nicht mehr in Vorleistung treten. Bei einigen Tankkarten gibt es Spartarife von bis zu mehreren Cent pro getanktem Liter. Wird viel getankt, kann sich dieser Preisnachlass durchaus lohnen. Aufgrund der Sammelrechnung fallen weniger Belege an, was die Buchhaltung entlastet sowie die Analyse und den Überblick über der Fahrzeugkosten vereinfacht.

Einige Tankkartenanbieter ermöglichen auch das bargeldlose Zahlen via einer App (Bezahl-App in Verbindung mit einem Zahlungsdienstleister). Die App lokalisiert im Idealfall via GPS, an welcher Tankstelle der Kunde sich mit seinem Fahrzeug befindet. Nach Eingabe der betreffenden Zapfsäulennummer und Bestätigung des gewünschten Tankbetrags verbindet das System die Daten, und der Kunde erhält die Tank-Freigabe. Nur das Betanken muss dann noch konventionell geleistet werden. Unmittelbar nach Beendigung des Tankvorgangs erhält der Kunde eine Zahlungsbestätigung per E-Mail bzw. in der App angezeigt. Nahezu alle dieser Apps beinhalten mittlerweile standardmäßig Komfort-Features wie einen Preisfinder samt Routenplaner sowie die Möglichkeit, die GPS-Position der Tankstellen für das Navi herunterzuladen. Auch das sind nützliche Services, die heutige Fahrerinnen und Fahrer interessieren bzw. vielmehr noch erwarten.

Vorteile einer Tankkarte für Unternehmen im Überblick

Ganz wichtig: Lästige Auseinandersetzungen mit Mitarbeitern zu Details von Fahrtrouten und Abrechnungen entfallen, und das (elektronische) Fahrtenbuch gewinnt – in Kombination mit der Tankkarte – an Beweiskraft gegenüber dem Finanzamt. (Unseren Anbieter-Check zu elektronischen Fahrtenbüchern liest du hier.) Ebenfalls gut zu wissen: Nutzt ein Mitarbeiter die Tankkarte auch privat, gilt sie als sogenannter geldwerter Vorteil und wird steuerlich behandelt wie der Firmenwagen (Stichworte: Ein-Prozent-Regel bzw. Fahrtenbuch-Regelung).

Welche Vorteile bietet eine Firmentankkarte

  • Kostenkontrolle und individuelle Einstellungen für MitarbeiterInnen (Budgetgrenze, Einsatzradius, Art der Waren und Dienstleistungen, Kraftstoffart, zugeordnetes Fahrzeug)
  • digitalisierte Abrechnung durch Import der Zahlungsdaten in das eigene Buchhaltungssystem
  • Preisnachlass, gestaffelt nach Verbrauch möglich
  • Sicherheit durch PIN und Limitierung (pro Tag, Woche oder Monat)
  • Privatanteil der Fahrten kann über den Geldwerten Vorteil abgerechnet werden

Nachteile einer Tankkarte für Firmen, Unternehmen und Selbständige:

Eine Tankkarte für Firmen ist meist nur an bestimmten Tankstellen nutzbar
Missbrauch durch MitarbeiterInnen kann nicht komplett verhindert werden
Einige Tankkartenanbieter verlangen eine Mindestabnahme bzw. einen Mindestumsatz