Schufa Ratgeber

Oft sind es nicht die technischen Schwierigkeiten der Umsetzung und die komplexen Aufgaben, die ein Projekt auf die Probe stellen, sondern der Kunde und die Stakeholder. Wer hat nicht schon einmal etwas gehört wie: „Wie wäre es, wenn Sie dieses Projekt, das auf drei Monate veranschlagt wurde, in eineinhalb Monaten in der gleichen Form durchführen würden“?

Es besteht immer die Gefahr eines Burnouts. Dies kann sogar mehrmals geschehen sein. Aber das ist der Job. Ausgebrannt – wurde langsamer, steigerte meine Kraft und kam zurück

Selbst erfahrenen Projektleitern fällt es oft schwer, dem Kunden zu sagen: „Nein, das geht nicht, das machen wir nicht.“ Denn es werden direkte und indirekte Manipulationen wie „versetzen Sie sich in meine Lage“, „die Firma der Freundin meines Bruders hat ein solches Problem siebenmal schneller gelöst“, „lassen Sie uns einfach normal arbeiten, hart arbeiten und Zeit haben…“ verwendet. In diesem Artikel werde ich über mögliche Optionen für die Reaktion auf größere Änderungen des Budgets, des Inhalts und des Zeitplans eines Projekts sprechen.

Ziel: sicherstellen, dass sich die Beteiligten der durch die Änderungen verursachten Probleme bewusst sind, die Risiken abschätzen, keine unrealistischen Versprechungen machen und die Nerven des Teams schonen.

Disclamer

Ich bin Projektmanager mit mehr als 10 Jahren Erfahrung in der Entwicklung von Individual- und Produktsoftware. In diesem Artikel möchte ich über Extremfälle sprechen, die selten vorkommen, aber dennoch einen erheblichen Einfluss auf ein Projekt haben können. Es ist nicht notwendig, dass Sie eine ähnliche Situation haben werden, es ist wichtiger, die Hauptschwingungen und Algorithmen für den Umgang mit jeder Art von Schwierigkeiten zu erfassen.

Der Grund für diesen Artikel

Ich stelle oft fest, dass Projektmanager Schwierigkeiten, Herzschmerz und Schuldgefühle haben, weil der Kunde das Unmögliche verlangt und, offen gesagt, die Ufer verwirrt. Selbst wenn man weiß und erkennt, dass es nicht machbar ist, verirrt man sich und sagt statt eines klaren „Nein“ ein unsicheres „Mal sehen, was wir tun können“. Das führt zum Burnout, und das Projekt wird unter diesen Bedingungen ohnehin nicht realisiert – man hat ein schlechtes Gewissen, weil man zugestimmt hat.

Falls die Beispiele langatmig erscheinen, möchte ich sagen, dass ich jedes davon in meinem Leben erlebt habe.

Um das Verständnis der Situation zu vereinfachen, lassen Sie uns die Ausgangsbedingungen festlegen:

• Wir entwickeln eine mobile Anwendung in einem Produktunternehmen.
• Wir haben die Phasen der Anforderungserhebung und -bewertung durchlaufen und haben vor kurzem mit der Entwicklung begonnen.
• Entwicklungszeitraum: 6 Monate.
• Das Team ist besetzt und seine Kompetenzen reichen aus, um die Frist einzuhalten.

Fallbeispiele

Fall 1

Ein Kunde nimmt Ressourcen für ein anderes Projekt
Situation: Ein Kunde kommt zu Ihnen und sagt, dass er zwei Ihrer mobilen Entwickler (iOS/Android) für zwei Wochen braucht, um ein anderes brennendes Projekt zu retten.
Problem: Nur weil die Entwickler für 2 Wochen abgezogen werden, heißt das nicht, dass sie in 2 Wochen wieder da sind.
Die Realität: Statt in 2 Wochen sind die Entwickler aufgrund einer Fehlerbehebung in 4 Wochen zurück. Unser Verlust: 8 Wochen.
Was wir tun: Bevor die Entwickler abgeholt werden, bewerten wir, wie sich der Zeitplan unter Berücksichtigung der Tatsache, dass die Entwickler für 2 Wochen abgezogen werden, ändern wird, und zeigen es dem Kunden.
Wenn Sie den Plan akzeptieren, ist alles in Ordnung.
Wenn nicht, teilen wir Ihnen mit, dass die Entwickler entweder am Projekt bleiben und arbeiten oder dass wir den Arbeitsaufwand entsprechend reduzieren. Wir sind uns einig. Wir einigen uns über einen offiziellen Kanal, zum Beispiel per Post, auf einen neuen Zeitplan.
2 Wochen sind vergangen. Wenn die Entwickler nicht zurückgekehrt sind und sich herausstellt, dass weitere 2 Wochen benötigt werden, erstellen Sie einen neuen Zeitplan, in dem der Projekttermin unter Berücksichtigung neuer Eingaben verschoben oder der Arbeitsaufwand reduziert wird. Ich versuche, mich auf einen neuen Plan zu einigen.
Konfliktpunkt: In der Regel treten Probleme dann auf, wenn der Kunde beide Projekte pünktlich abschließen möchte und keine weiteren zwei Wochen riskieren möchte. Sie bitten Sie, sich auf die Situation einzulassen und zu versuchen, pünktlich zu sein. Wenn Sie sich weigern, sind sie empört darüber, dass Sie das Problem nicht lösen und ihnen nicht auf halbem Weg entgegenkommen.
Maßnahmen im Konfliktfall:
Lehnt der Kunde ab, wenden wir uns an die Geschäftsleitung: den Leiter des Projektbüros oder andere Projektverantwortliche im Unternehmen. Es wäre eine gute Idee, die Unterstützung des technischen Leiters in Anspruch zu nehmen, der für diesen Bereich verantwortlich ist. Aufgabe: Vereinbaren Sie mit ihrer Hilfe einen neuen Zeitplan.
Es gibt Situationen, in denen der Leiter des Projektbüros und der technische Leiter sagen können: „Schon gut, wir haben Zeit, wir schaffen es rechtzeitig“ und bitten, das Projekt mit dem gleichen Input fortzusetzen. In diesem Fall erstellen wir ein Sitzungsprotokoll, in dem wir festhalten, dass eine solche Entscheidung von diesen Personen getroffen wurde, und auf die Risiken gesondert hinweisen. Dies ist praktisch, wenn weiterhin Probleme bestehen und Sie den Grund angeben müssen.
Was Sie nicht tun sollten: Vertuschen Sie solche Situationen nicht, vereinbaren Sie weder einen neuen Zeitplan noch zwingen Sie das Management zu einer Entscheidung.

Der Grundgedanke: Wenn Sie Ressourcen versprochen haben und diese nicht gegeben wurden, ist das nicht Ihre Schuld. Wir müssen nach Lösungen suchen und verhandeln.

Fall 2

Plötzliche Änderung des Inhalts
Situation: Ein Kunde kommt und sagt, dass eine neue Funktion in das Projekt aufgenommen werden soll, wodurch sich die Dauer um 2 Monate verlängert, die Frist aber gleich bleiben soll.
Problem: Eine neue Funktion wird hinzugefügt, die die Risiken stark erhöht.
Realität: Es ist unmöglich, den Kunden von dieser Funktion abzubringen, sie wurde dem CEO versprochen und bereits vorgestellt. Die Veröffentlichung kann nicht verschoben werden, das Marketingbudget ist dafür vorgesehen und die Chefs bitten darum, sich „etwas einfallen zu lassen“.
Was wir tun:
* Wir kontrollieren uns selbst und sammeln Anforderungen vom Kunden, um zu verstehen, was im Rahmen der Aufgabenstellung zu tun ist.
* Gleichzeitig suchen wir nach Möglichkeiten, zusätzliche Ressourcen zu gewinnen – Programmierer aus einem anderen Projekt zu übernehmen, Auftragnehmer zu gewinnen oder neue Entwickler einzustellen. Wir berücksichtigen, dass es mindestens 1-2 Monate dauern kann, Entwickler zu finden und sie in die Arbeit einzubeziehen. Dies ist wahrscheinlich nicht unsere Option, aber es muss in Betracht gezogen werden.
* Wir bestimmen den kritischen Pfad des Projekts – eine Reihe von Aufgaben zur Unterstützung grundlegender Benutzerszenarien. Wir bewerten optionale Features und erstellen eine Tabelle mit Arbeitsintensität, um den „Handel“ mit dem Kunden vorzubereiten.
* Wir präsentieren einen neuen Zeitplan für den kritischen Pfad des Projekts unter Berücksichtigung der neuen Frist. Nicht enthaltene Funktionen werden auf die Zeit nach der Veröffentlichung des MVP verschoben. Laden Sie das Management und den technischen Leiter zum Meeting ein.
Konfliktpunkt: Die letzte Phase, in der versucht wird, Sie „zu verbiegen“ und Sie aufgrund aufgeblähter Inhalte dazu zu zwingen, sich für unmögliche Fristen anzumelden. Meistens drängen sie darauf, alle Funktionen im Allgemeinen bereitzustellen, auch optionale.
Maßnahmen im Konfliktfall:
* Wir wenden uns an die Geschäftsleitung.
* Wenn es nicht hilft, analysieren wir erneut, ob wir neue Ressourcen hinzufügen können.
* Chatten Sie mit Ihren Kollegen und Ihrem Team, um andere Möglichkeiten zu finden, die Frist einzuhalten. Sie können beispielsweise auf Krücken zurückgreifen oder manche Entscheidungen bis zur Schande vereinfachen.
* Erwägen Sie als letzten Ausweg die Möglichkeit bezahlter Überstunden für Teammitglieder, wenn Sie nicht genügend Zeit für die Entlassung haben. Es ist besser, dies nicht zu missbrauchen, sonst vertreibt man das Team.
* Finden wir keine Lösung, nehmen wir gemeinsam mit unseren Vorgesetzten Kontakt zum Generaldirektor auf und klären die Situation mit ihm. Manchmal hilft das sehr: Er stellt Ressourcen oder Geld zur Verfügung oder verhandelt mit dem Kunden über den Inhalt.
Was Sie nicht tun sollten: Egal wie viel Druck auf Sie ausgeübt wird, lassen Sie sich nicht auf unmögliche Bedingungen ein, suchen Sie nach Kompromissen und Gemeinsamkeiten.

Der Grundgedanke: Egal wie sehr das Gegenteil behauptet wird, man ist nicht verpflichtet, alle Wünsche des Kunden innerhalb des von ihm selbst erfundenen Zeitrahmens zu erfüllen. Seien Sie proaktiv, aber wenn Sie das Gefühl haben, dass es nicht klappt, seien Sie ehrlich.

Fall 3

Geänderte Fristen
Situation: Ein Kunde kommt herein und sagt, dass ein 6-Monats-Projekt in 3 Monaten mit unverändertem Inhalt fertiggestellt werden muss, weil der CEO oder die Aktionäre dies versprochen haben.
Problem: Es ist unmöglich, das Projekt an Ort und Stelle zweimal zu beschleunigen, wenn die Fristen richtig geschätzt wurden.
Realität: Oft kommen solche Vorschläge mit der Formulierung „wir haben einer angesehenen Person, einem Aktionär, versprochen, dass wir das SEHR dringend brauchen“. Das kann sehr beunruhigend sein, denn diese Person ist definitiv eine angesehene Person, und Sie fühlen sich vielleicht noch nicht so. Sie sind zum Beispiel neu in der Firma.
Um sich zu beruhigen, übertragen Sie die Situation auf das wirkliche Leben, wo Sie gefragt werden: „Wir haben einer angesehenen Person versprochen, dass Sie die hundert Meter in 9 Sekunden laufen werden. „Wir brauchen Sie wirklich.“ Spüren Sie, wie seltsam das klingt. Wir haben nicht von Grund auf geschätzt, also ist der Zeitrahmen korrekt und wird mit der Zeit eher größer als kleiner.
Was wir tun:
* Ähnlich wie im vorigen Teil ein Team zusammenstellen, einen technischen Leiter bestimmen und Wege finden, den Zeitplan zu verkürzen. Was sonst noch getan werden kann: Abstriche bei der Qualität machen.
* Erinnern Sie sich an fortgeschrittene Techniken zur Zeitplan Komprimierung wie Fast Tracking. So können Sie beispielsweise mit der Entwicklung von Schnittstellen für mobile Anwendungen und APIs beginnen, ohne auf das Design zu warten.
* Wir sehen, was wir aus dem Inhalt herausnehmen können, bilden einen neuen MVP und einen kritischen Pfad des Projekts und sehen, wie sehr wir die Implementierungszeit reduziert haben. Wenn das nicht ausreicht, probieren wir weitere Optionen aus.
* Mit den endgültigen Ergebnissen kommen wir zum Kunden und zeigen sie ihm. Selbst wenn wir es nicht geschafft haben, die Frist um 3 Monate zu verkürzen, sind anderthalb Monate schon gut. Dann können Sie ihn bitten, zu helfen – mehr Geld zu geben, den Inhalt zu reduzieren, ihn zu überreden, die Qualität zugunsten der Geschwindigkeit zu verringern. Denken Sie daran, dass auch er an der Einhaltung der Frist interessiert ist.
Konfliktpunkt: Wie Sie bereits erraten haben, ist dies die letzte Phase. Wenn der Kunde Sie bittet, alles zu tun, um pünktlich zu sein, nehmen Sie die Hilfe Ihres Managers und des technischen Leiters in Anspruch und erklären Sie die Situation auf Ihre Finger.
Maßnahmen im Konfliktfall: Wenn Sie sich nicht mehr drücken können, sagen Sie dem Kunden, dass wir entweder ein weiteres MVP bauen oder dass nichts passieren wird.
Was man nicht tun sollte: Vereinbaren Sie, dass Sie sich irgendwie beeilen und sich dabei etwas einfallen lassen. Seien wir ehrlich – das ist unwahrscheinlich, dass das passiert.
Machen Sie sich klar, was passieren wird, wenn Sie kampflos aufgeben:
* Das Team wird anfangen, sich zu überarbeiten, die Unzufriedenheit wird zunehmen und damit auch der Wunsch, sich einen anderen Arbeitsplatz zu suchen.
* Wenn Sie unmöglichen Bedingungen zustimmen, riskieren Sie, als wenig kompetenter Manager dazustehen, der dem Druck nachgibt, ohne die Konsequenzen zu kennen.
* Gefährlicher Präzedenzfall: Wenn der Kunde merkt, dass Sie unter Druck gesetzt werden können, wird er immer wieder auf diese Methode zurückgreifen.

Der wichtigste Punkt: Wir leben in der realen Welt, und um Fristen einzuhalten, reicht es nicht aus, es nur zu wollen, man muss Wege finden und Opfer bringen. Es ist Ihre Aufgabe, diese Wege zu finden, aber wenn es sie nicht gibt, muss der Kunde die Tatsache akzeptieren, dass es unmöglich ist, so viel schneller zu arbeiten.

Die Aufgabe des Kunden besteht darin, das Projekt in einem Minimum an Zeit und Budget zu realisieren und dabei ein Maximum an Inhalt einzubringen. Ihre Aufgabe ist es, die Projektziele zu erreichen, ohne das Team und sich selbst zu zerstören.

Aufgrund unterschiedlicher Interessen sind Sie zwangsläufig dem Druck und der Manipulation durch den Kunden und die Beteiligten ausgesetzt. Das ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Ich habe viele Fälle erlebt, in denen es zu Beschimpfungen und Beleidigungen kam, und ich habe diesen Druck sogar selbst erfahren.

Es ist wirklich nicht leicht, aber man kann es aushalten. Denken Sie daran, dass Sie ein Team hinter sich haben, das mit Ihnen zusammenarbeiten muss, um alles zu tun, was Sie aus Angst und Schuldgefühlen versprochen haben.

Meinungen

In diesem Abschnitt präsentieren wir ausgewählte Zitate aus dem Beitrag, die zentrale Gedanken und Argumente zusammenfassen. Ergänzend dazu beleuchten wir interessante Gegenmeinungen und Gegendarstellungen, die eine differenzierte Sichtweise auf die angesprochenen Themen ermöglichen.

der Kunde möchte beide Projekte rechtzeitig abschließen
und will keine zusätzlichen zwei Wochen riskieren. … …
nimmt Ihnen übel, dass Sie das Problem nicht lösen und nicht mitmachen.

Der für die Projekte zuständige Manager des Unternehmens hat einen Auftragnehmer mit der Durchführung dieses Projekts beauftragt. Der Auftragnehmer muss sich also mit dem Kunden arrangieren und das Problem nach dem alten Plan lösen. Der Manager sagt: „Das ist nicht schlimm, Sie können viel schneller und besser arbeiten“. Niemand nimmt ein Protokoll der Sitzung auf, und der Manager hat den Auftragnehmer bereits als Ursache für das Problem ausgemacht.

Suche nach Möglichkeiten zur Gewinnung zusätzlicher Ressourcen

Der für Projekte zuständige Manager des Unternehmens betonte, dass eine zusätzliche Ressource das Gehalt des Vollstreckers sei. Es wird keine Besprechung stattfinden, da das ganze Thema bereits für den Testamentsvollstrecker vorgesehen ist. Der Testamentsvollstrecker kann auf eigene Kosten neue Entwickler einstellen. Der Geschäftsführer hat verboten, ihn zu kontaktieren.

Es ist möglich, das Problem auf Kosten von Freiwilligen zu lösen.

Nehmen Sie die Hilfe eines Vorgesetzten und eines Technikers in Anspruch

Sie werden keine Hilfe sein, weil sie zu sehr mit ihren eigenen Aufgaben beschäftigt sind, die sie zudem schneller als der Plan und mehr als der Plan erfüllen müssen.

Was Sie nicht tun können: akzeptieren, dass Sie sich irgendwie beschleunigen werden.

Das ist genau das, was normalerweise passiert. Der Kunde hat längst begriffen, dass man Druck machen muss, und wendet immer diese Methode an.